浅谈“远程审核技术在获得认可的管理体系认证中的运用”

浅谈“远程审核技术在获得认可的管理体系认证中的运用”   （作者：陈道兵）

 

远程审核技术是现代审核方法的一次革命，纵观现在的审核工作，生硬、死板、千篇一律，陷入文字材料之中，过多重视于资料本身的完整性、科学性及符合性，而忽略了体系实施的有效性。往往一单位审核完成后，看上去面面俱到，条条有理，但仔细一读大多是空洞无物、套话连篇。

 

一、实施远程审核以及利用现代的可视化技术相结合的审核方法，有其必要性

首先，审核方法及工具需要创新。

其次，现代网络技术日新月异，物联网、可视化、智能化技术逐步普遍，作为高技术服务的审核工作应该与时俱进。

再次，审核人员多年形成了一套固化的审核思路，变得有些固步自封，需要突破。

最后，既然推行的是国际标准，审核工作必然要与国际接轨。

 

二、实施远程审核也有非常重要的现实意义

1.减轻审核人员的工作量，使审核工作更加轻松，.提高工作效率，可以使审核人员减少不必要的路途劳累，提高审核质量、降低审核风险；例如，前段时间，本人审核新疆一家油田技术服务公司，最远的服务现场离公司近400公里（具备远程设施），审核人日基本到了极限，但审核起来还是觉得时间不够，只能挑选最近的服务现场进行审核，这样既风险大又很累，如果实施远程审核，将大提高审核有效性，减少风险；

2.使审核证据更加形象、生动，证据更加充分，注重实效性；

3.促使审核人员不断提高自己，获取新知识。

 

三、实施远程审核的技术要点（以ISO9001为例）

（一）前提条件确认

1.可能时认证合同中加以明确，因为顾客的意愿是实施远程审核的必要条件；

2.客户企业基础设施、信息技术及安全、网络管理、人员能力的满足；

3.本认证中心审核组人员能力的满足评价；

4.审核方案中明确并向上级主管单位报备。

（二）审核前准备

1.审核组长与企业沟通，再次确认有关条件的满足；

2.审核计划中明确远程审核部门或场所；

3.针对远程审核，书面告知企业需要准备的设施、人员、现场要求、资料等，并列出明确的清单；

4.审核组内部专业培训及远程审核方法要点培训。

（三）实施审核（以一般性仓库为例ISO9000审核）

1.确认被审核有关人员均在场（包括审核地点、远程场所、被审核岗位人员）；

2.确认网络设施、视频、音频、存储、录音等设备设施均运转正常以及系统日期时间的正确性；

3.审核人员明确审核要求；

4.再次明确并承诺相关信息技术保密事项；

5.宣布审核开始；

6.切换库房名称视频；

7.切换库房东、西、南、北四个方向视频，明确周边环境及库房大体位置；

8.请库房管理人员出示书面的库房管理制度，包括（入库、出库、盘点、日常管理）等内容；

9.切换库房内部关键点视频，重点看标识、整理、规范性、区域规划合理性；

10.切换到库房消防设施及其他防护设施及标识等视频；

11.切换到某一物料架上产品，清点数量，要求岗位人员出示或传送库存数量，核实其一致；

12.切换并分别播放一段入库、出库、盘点、日常检查的视频，如无正在开展的工作，可以模拟进行；

13.保存上述所有音频、视频文本及图片资料；

14.保存审核现场审核人员及企业在场陪审人员视频、音频及图片资料；

15.审核人员保存书面的不符合事实（指文字和音频、视频资料）；

16.审核人员简短总结及表示感谢；

17.审核人员复制审核记录；

18.宣布审核结束。

 

总之，本人认为远程审核工作的探讨是太迟而不是太早，只要条件具备，就应该尽早尝试运用，因为社会发展的步伐远超我们的想象。就在本人服务过的单位，包括偏远的新疆地区，具备远程审核条件的单位也并不是没有，如某些渠道供水工程管理单位、国际物流公司仓库、油田技术服务公司个别服务现场等。

除此之外，远程审核是一个现代审核的工具和手段，是解放我们的工作，并非束缚我们的工作，所以，在真正运用时一定要做到简捷、安全、有效。